Na 10 dni przed rozpoczęciem szkolenia Beneficjent przekazuje w wersji papierowej i elektronicznej Zgłoszenie Szkolenia (zał. 3).
Do 25 dnia miesiaca beneficjent jest zobowiązany do przesłania w wersji papierowej i elektronicznej Zbiorczej informacji o planowanych w kolejnym miesiącu szkoleniach (zał. 4).
W terminie 5 dni od zakończenia miesiąca beneficjent zobowiązany jest do przesłania w wersji papierowej i elektronicznej Informację o liczbie osób, które rozpoczęły/zakończyły szkolenie w danym miesiącu (zał. 4a).
Zasady ogólne dotyczące szkoleń:
- Beneficjent uzyskuje od osób uczestniczących w szkoleniach zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji, monitoringu i ewaluacji projektu Programu.
- Ostateczny Odbiorca (Beneficjent) zobowiązany jest do zawarcia umowy szkoleniowej z beneficjentem ostatecznym. Umowa szkoleniowa musi zawierać w szczególności informacje dotyczące: miejsca szkolenia, czasu szkolenia, programu szkolenia, liczby uczestników szkolenia (w tym liczby pracowników w gorszym położeniu), kosztu szkolenia w przeliczeniu na jednego uczestnika, wielkości wkładu własnego przedsiębiorstwa w przeliczeniu na jednego pracownika zgodnie z art. 12 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16.09.2004 r. w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach SPO RZL 2004 - 2006 (Dz. U. 2004 nr 207 poz. 2115, z późniejszymi zmianami), wielkości wkładu prywatnego przedsiębiorstwa ogółem, obowiązków obu stron umowy związanych ze sprawozdawczością z otrzymanej pomocy publicznej.
- Załącznikiem do umowy szkoleniowej powinna być kserokopia dokumentu rejestrowego beneficjenta ostatecznego lub inny dokument potwierdzający status przedsiębiorcy.
- Ostateczny Odbiorca (beneficjent) zobowiązany jest każdorazowo przed podpisaniem umowy szkoleniowej z Beneficjentem Ostatecznym, do wyliczenia wkładu prywatnego Beneficjenta Ostatecznego zgodnego z intensywnością pomocy publicznej określoną w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie udzielania przez PARP pomocy finansowej w ramach SPO RZL 2004 - 2006 (Dz. U. 2004 nr 207 poz. 2115 z późniejszymi zmianami).
- Liczba godzin szkolenia prowadzonych przez jednego trenera w ciągu jednego dnia nie może wynosić więcej niż 8 godzin lekcyjnych (przy założeniu, że jedna godzina lekcyjna to 45 minut).
- Liczba godzin doradztwa prowadzonych przez jednego doradcę w ciągu jednego dnia nie może przekraczać 8 godzin zegarowych.
- Liczba dni przepracowanych przez personel zaangażowany w realizację projektu nie może przekraczać 22 dni w miesiącu.
- Personel zaangażowany w realizację projektu zobowiązany jest do wypełniania kart pracy. W przypadku trenerów i doradców wypełnianie są karty pracy dzienne, w przypadku pozostałego personelu karty pracy miesięczne.
- W przypadku doradców wypełniane są także karty usługi doradczej, które poświadczane są przez odbiorcę usługi.
- Szkolenia powinny być organizowane w odpowiednich pomieszczeniach z zapewnionym zapleczem do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe.
- Każdy uczestnik szkolenia powinien po jego zakończeniu otrzymać certyfikat wydany zgodnie z zasadami wizualizacji zawierający treść określoną w załaczniku 4 do umowy o dofinansowanie projektu.
- Na każdym szkoleniu powinien być prowadzony dziennik zajęć zawierający, co najmniej następujące dane: imię i nazwisko osoby szkolonej, obecność osób szkolonych, plan zajęć (tematyka zajęć i odpowiedni wymiar godzin), realizacja planu zajęć (data, liczba godzin zajęć, liczba osób obecnych, treść zajęć, podpis prowadzącego zajęcia), sprawozdanie ze szkolenia (liczba osób rozpoczynających i kończących szkolenie, liczba wydanych zaświadczeń). Beneficjent może zastosować własny wzór dziennika (z uwzględnieniem powyższych informacji) bądź odpowiednio wzór dziennika MEN-I/6 lub wzór umieszczony poniżej:
