Informacja i promocja.

Obowiązek informowania o fakcie współfinansowania projektów ze środków unijnych wynika z art. 46 Rozporządzenia Rady 1260/1999/WE wprowadzającego ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych.

Działania informacyjno-promocyjne Europejskiego Funduszu Społecznego mają na celu:

• dbanie by beneficjenci ostateczni, czyli osoby korzystające z projektu, wiedziały, że biorą udział w projekcie współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS;
• dbanie, by otoczenie, czyli pracownicy instytucji, społeczność lokalna, organy regionalne i lokalne oraz inne właściwe organy publiczne, media itp. dowiedzieli się o projekcie i udziale UE w jego realizacji;
• podnoszenie świadomości społecznej na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym w zakresie funkcji jakie spełnia;
• zwiększenie przejrzystości działań Unii Europejskiej;
• informowanie o roli UE w zakresie udzielania pomocy w ramach projektów SPO RZL;
• informowanie potencjalnych beneficjentów o możliwościach środków EFS w obszarze ich działalności;
• informowanie beneficjentów ostatecznych o korzyściach wynikających z realizacji projektów współfinansowanych ze środków EFS.

Sposoby oznaczania udziału Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego w projekcie.

W przypadku EFS należy oznaczać pomieszczenia w których odbywają się projekty, sprzęt zakupiony w ramach projektu, publikacje i dokumenty.

Sposobem na pokazanie wkładu Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego jest zamieszczenie słownej informacji o realizacji projektu współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS oraz umieszczenie logo EFS i UE.

Wszystkie materiały promujące projekty i fundusz jako całość powinny być oznaczone conajmniej logo EFS, a w miarę możliwości również UE.  Osoby przygotowujące publikacje i inne materiały mogą wykorzystać logo z podpisem lub bez podpisu. Istotne by odbiorcy materiałów wiedzieli, co logo EFS oznacza.

Oznaczenia projektów.

Plakaty:

• plakaty wskazujące zaangażowanie środków Unii oraz EFS w dany projekt powinny zawierać logo EFS, logo UE i informację o współfinansowaniu;
• plakaty informujące o udziale EFS powinny wisieć we wszystkich pomieszczeniach gdzie realizaowane są projekty;
• na plakatach nie należy używać skrótów UE i EFS ponieważ nie są one powszechnie znane. Na wszystkich materiałach powinny być umieszczone pełne nazwy;
• symbole EFS oraz UE umieszczone na plakatach oraz innych materiałąch powinny mieć zbliżoną wielkość.

Publikacje:

• powinny zawierać jasne wskazanie na udział Unii Europejskiej we współfinansowaniu publikacji - na stronie redakcyjnej powinno znaleźć się logo EFS i UE oraz informacja, iż dana publikacja jest współfinansowana ze środków UE w ramach EFS;
• logotypy mogą pojawić się jako elementy graficzne także na okładce;
• w przypadku materiałów drukowanych nie posiadających strony tytułowej ani redakcyjnej (broszury, ulotki, foldery do 4 stron) informacja o współfinansowaniu, logo EFS oraz logo UE powinny się znaleźć na pierwszej lub ostatniej stronie publikacji;
• na publikacja w wersji elektronicznej (płyty CD, DVD, VHS) na pierwszej stronie/ pierwszymi widocznym ekranie/ oknie powitania, które ukazuje się jako pierwsze podczas odtwarzania materiałów zamieszczonych na nośniku danych powinny znaleźć się: logo EFS i logo UE. Dodatkowo informacja o współfinansowaniu może znaleźć się również na wierzchniej stronie nośnika danych (np. wytłoczenia lub nadruki na płycie CD);
• prezentacje multimedialne (Power Point, Flash) - co najmniej na pierwszym slajdzie powinno znaleźć się logo EFS i logo UE.

Oznaczenie sprzętu:

• sprzęt (komputery, drukarki, aparaty fotograficzne itp.) zakupiony ze środków UE na potrzeby projektu, musi być wyraźnie oznakowany - za pomocą naklejek -  w widocznym miejscu;
• w przypadku małych przedmiotów, jeśli nie ma możliwości zamieszczenia pełnej informacji o współfinansowaniu (tj. logo EFS, logo UE i tekst:"Zakup współfinansowany...") wystarczy jednynie logo EFS lub naklejka umieszczona na etui (pokrowcu) danego urządzenia - zaetui nie jest uważane opakowanie zewnętrzne typu pudełko lub karton.

Dyplomy, zaświadczenia, certyfikaty:

• powinny zawierać logo EFS, logo UE i informację o współfinansowaniu;
• w przypadku, gdy szkolenie kończy się wydaniem świadectwa na formularzu wg wzoru Ministerstwa Edukacji Narodowej najlepiej przygotować dodatkowy dyplom spełniający wymogi informacyjne;

Gadżety (balony, kubki, smycze, długopisy itp.):

• podobnie jak materiały promocyjne, jeżeli nie jest możliwe zamieszczenie informacji o współfinansowaniu przez Unię Europejską powinny zawierać przynajmniej emblemat EFS;

Strony internetowe (www):

• w sytuacji, gdy są one dofinansowane w ramach środków przyznanych na realizację projektu, przynajmniej na stronie głównej powinny znaleźć się logo EFS, logo UE i informacja o współfinansowaniu;
• o ile to możliwe, logo EFS oraz UE powinny się również znaleźć na kolenych stronach (np. nagłówek, stopka);
• strona internetowa powinna zawierać informacje o EFS i SPO RZL;
• strona powinna zaiwrać linki do strony www.efs.gov.pl oraz www.europa.eu.int

Pisma firmowe, zaproszenia, umowy, korespondencja:

• powinny zawierać logo EFS i w miarę możliwości logo UE;
• informowanie beneficjentów ostatecznych o wkładzie EFS w realizowanym projekcie (logo EFS i informacja o dofinansowaniu projektów ze środków UE w ramach EFS powinno znaleźć się na wszystkich dokumentach skierowanych do beneficjentów ostatecznych - broszurach, umowach, programach szkoleń, certyfikatach), dodatkowo jeżeli używamy logo regionu istnieje bezwzględny obowiązek stosowania logo UE.

Imprezy promocyjne (targi, wystawy, pokazy, konferencje, seminaria):

• w ich trakcie udział UE powinien być oznaczony przez wykorzystanie flag europejskich (w szczególności w pomieszczeniach, w których odbywają się spotkania z osobami zainteresowanymi) i emblematu UE.
• konieczne jest również infomowanie o współfinansowaniu EFS poprzez prezentowanie logo funduszu z podpisem (np. tablica, banner, stand z logo, zawieszenie plakatów informacyjnych).

Inne formy promocji EFS:

• kwestionariusze;
• przesyłki pocztowe;
• oferty pracy;
• oznakowanie pomieszczeń w których pracują osoby, których wynagrodzenie jest współfinansowane z EFS.