Kontrola.

Celem kontroli beneficjenta, jest nadzór nad prawidłowością realizacji projektu, wykrywanie nieprawidłowości i zgłaszanie ich do instytucji oraz odzyskiwanie od beneficjentów kwot nienależnie wypłaconych, weryfikacja wykorzytsanych środków, w tym kontrole na miejscu.

O planie przeprowadzenia planowej kontroli realizacji projektu Beneficjent powinien zostać powiadomiony w formie pisemnej na 7 dni przed rozpoczęciem kontroli (z wyjątkiem kontroli doraźnej). Beneficjent powinien zostać poinformowany o zakreie i terminie planowanej kontroli.

Beneficjent zobowiązany jest:

• przygotować do wglądu osób kontrolujących dokumentację dotyczącą projektu;
• umożliwić tworzenie kopii kontrolowanych dokumentów;
• udostępnić na prośbę osób kontrolujących pomieszczenia niezbędne do przeprowadzenia kontroli;
• zapewnić obecność kluczowych osób, które mogą udzielić wyjaśnień na temat przebiegu realizacji projektu, procedur, wydatków i treści projektu.

Osoby kontrolujące upoważnione są do:

• swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej (z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową);
• wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli;
• przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli;
• żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień;
• zabezpieczenia materiałów dowodowych;
• sprawdzenia przebiegu określonych czynności w zakresie dotyczącym tematu kontroli.

Celem umożliwienia sprawnego przeprowadzenia kontroli, beneficjent powinien przygotować do wglądu wszystkie dokumenty, takie jak:

• zatwierdzony projekt i podpisaną umowę z wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi aneksami,
• dokumentację finansowo-księgową, tj. wszelkie dotyczące projektu dokumenty księgowe, faktury i inne dokumenty o równowaŜnej wartości dowodowej,
• wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie wydatków, kopie przelewów,

ewentualnie wydruk ksiąg rachunkowych, itp.

• złożone sprawozdania okresowe, roczne i ewentualnie sprawozdanie końcowe,
• złożone wnioski o płatność,
• objaśnienia dotyczące wyliczenia części finansowania prywatnego (jeśli dotyczy),
• dokumenty dotyczące beneficjentów ostatecznych,
• listy uczestników (np. szkoleń), listy godzin pracy osób zaangaŜowanych w przeprowadzenie projektu (np.

wykładowców i trenerów w szkoleniach), listy osób otrzymujących stypendia, itp.

• karty pracy własnych pracowników; listy wynagrodzeń godzinowych i ew. kosztów dodatkowych,
• protokoły i dokumenty robocze z wcześniejszych kontroli,
• dokumentację związaną z przeprowadzonymi audytami zewnętrznymi,
• dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków w zakresie informacji i promocji,
• dokumenty świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków związanych z udzielaniem pomocy publicznej,
• dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków związanych z procedurami udzielania zamówień publicznych (określonych w prawie zamówień publicznych),
• inne dokumenty, o których przygotowanie zwrócą się organy kontrolujące.

 

Beneficjent powinien umżliwić sprawne przeprowadzenie kontroli oraz nie utrudniać czynności kontrolnych ani nie ukrywać dokumentów dotyczących projektu, nie uniemożliwiać kontaktu z pracownikami, bądź udzielać osobom kontrolującym niejasnych, wymijających, mylących lub nieprawdziwych informacji.

Należy też pamiętać, iż przeprowadzana kontrola dotyczy całości realizowanego projektu, a więc również części finansowanej ze środków prywatnych (o ile takie finansowanie jest dla projektu przewidziane).

 Beneficjent nie może odmówić prawa wglądu w dokumenty, jeżeli dotyczą one realizacji projektu, nawet uzasadniając to faktem, że np. dane wydatki zostały pokryte ze środków własnych beneficjenta.

Po przeprowadzonej kontroli osoby przeprowadzające kontrolę sporządzają w formie pisemnej informację pokontrolną w ciągu 14 dni od zakończenia kontroli, zawierającą opis zastanego stanu faktycznego. Beneficjent ma prawo ustosunkować się do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej. Zastrzeżenia naleŜy zgłosić na piśmie w terminie do 7 dni od otrzymania informacji pokontrolnej. Nie przedstawienie uwag w wyznaczonym terminie będzie traktowane jako brak uwag do zapisów umieszczonych w informacji pokontrolnej oraz akceptację informacji pokontrolnej. W razie potrzeby instytucja wdrażająca formułuje w formie odrębnego dokumentu zalecenia pokontrolne, które beneficjent powinien wdrożyć i poinformować instytucję wdrażającą o ich wdrożeniu w terminie wskazanym w informacji pokontrolnej.

Prawo do kontrolowania prawidłowości realizacji projektów mają również inne jednostki zaangażowane we wdrażanie SPO RZL, tj. Instytucje Pośredniczące, Instytucja Zarządzająca SPO RZL, Instytucja Płatnicza (w Ministerstwie Finansów). Kolejny organ uprawniony do kontrolowania realizacji projektów to Urząd Kontroli Skarbowej - UKS. UKS przeprowadza kontrolę pogłębioną 5% kwalifikowanych wydatków (badanie reprezentatywnej próbki zatwierdzonych operacji). Za koordynację tej kontroli, w tym wybór reprezentatywnej próby, jednolitą metodologię kontroli, systematyzowanie wyników i przekazywanie ich odpowiednim instytucjom krajowym oraz KE, odpowiedzialny jest Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów. Kontrola UKS koncentruje się na prawidłowości postępowania instytucji poszczególnych szczebli, w tym równieŜ beneficjentów.

Do kontroli wykorzystania środków z EFS oraz krajowych środków publicznych uprawniona jest także Najwyższa Izba Kontroli (NIK) oraz właściwe miejscowo Regionalne Izby Obrachunkowe (RIO).