PEFS (Podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego) jest systemem przeznaczonym do monitorowania efektów realizacji projektów dofinansowanych z EFS. Podstawowym celem podsystemu jest spełnienie wszelkich wymogów Komisji Europejskiej, ze względu na specyfikę EFS nie uwzględnioną w systemie SIMIK. Użytkownikami podsystemu, którego strukturę stanowią lokalne bazy danych, są instytucje pełniące rolę instytucji wdrażających SPO RZL.
Beneficjent w ciągu 10 dni od zakończenia kwartału przekazuje do RIF w wersji elektronicznej informacje o ostatecznych beneficjentach pomocy, którzy w danym kwartale zostali objęci wsparciem w ramach realizowanego Projektu (PEFS_formularz). W bazie PEFS powinny się znaleźć dane osób, które w danym kwartale zakończyły udział w szkoleniach.
Dodatkowo wraz ze sprawozdaniem końcowym Ostateczny Odbiorca (beneficjent) przekazuje do RIF w wersji elektronicznej informacje o wszystkich ostatecznych beneficjentach pomocy w ramach realizowanego Projektu.
W tym celu Ostateczny Odbiorca (beneficjent) gromadzi dane wszystkich beneficjentów ostatecznych za pomocą ankiety Zakres danych BO do PEFS. Po zebraniu odpowiednich danych od uczestników szkoleń/studiów Beneficjent uzupełnia bazę i przekazuje do RIF w formie elektronicznej (na dyskietce lub płycie CD)
